SDM adalah bidang manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peran
manusia dalam perusahaan perusahaan. Unsur Manajemen SDM adalah manusia sebagai
tenaga kerja pada perusahaan. MSDM merupakan ilmu dan seni mengatur hubungan
dan peran tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan
perusahaan, karyawan dan masyarakat. Karyawan adalah SDM atau orang yang
bekerja menjual jasa baik tenaga dan pikirannya kepada perusahaan guna
memperoleh imbalan sesuai dengan perjanjian atau peraturan.
Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis
untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan,
pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu
pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler
& Jackson 2006)
Suatu jabatan terdiri dari sekelompok tugas yang harus dikerjakan untuk
mencapai tujuan organisasinya. Suatu jabatan bisa hanya diduduki satu orang
saja, seperti jabatan presiden dalam satu negara, atau bisa diduduki oleh
banyak orang, sebagaimana halnya operator penginput data di sebuah perusahaan
besar atau kasir di pasar swalayan.
Posisi adalah kumpulan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan oleh satu
orang; ada satu posisi untuk setiap orang dalam suatu organisasi.
Pada intinya ada tiga dokumen yang dihasilkan dari proses analisis jabatan,
yaitu:
1. Deskripsi Jabatan
2. Spesifikasi Jabatan
3. Standar Kinerja Jabatan
Namun ketiganya bisa digabung menjadi satu dan cukup disebut Deskripsi
Jabatan (Job Description)
Deskripsi jabatan merupakan dokumen yang memberikan informasi berkenaan dengan
tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan tanggung jawab suatu
jabatan. Spesifikasi jabatan adalah kualifikasi minimum yang harus
dimiliki seseorang agar dapat menjalankan jabatan tertentu.
Standar kinerja jabatan adalah sasaran-sasaran, baik kuantitatif maupun
kualitatif, yang harus dicapai oleh suatu jabatan dalam periode waktu tertentu.
Sasaran kuantitatif misalnya: peningkatan penjualan, target produksi, dsb.
Sasaran kualitatif misalnya: peningkatan keterampilan, perbaikan sikap dan
perilaku, dsb.
Apa manfaat analisis jabatan?
Manfaat analisis jabatan yaitu sebagai masukan penting bagi fungsi-fungsi
Manajemen Sumber Daya Manusia lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian
kinerja, manajemen karir, kompensasi, dsb.
Sebagai bagian penting dalam perancangan sistem organisasi secara
keseluruhan, misalnya untuk pembagian departemen, aliran kerja, serta untuk
mendesain ulang jabatan itu sendiri.
Metode Pengumpulan Informasi Jabatan
Beberapa metode untuk mengumpulkan informasi jabatan adalah wawancara
(interview), daftar pertanyaan/kuesioner (questionnaire), diskusi
panel para ahli (panel of experts), buku harian kerja (diary/ logbook),
dan pengamatan (observation). (Dewi Hanggraeni 2012)
1. Metode Wawancara
Metode wawancara (interview) merupakan yang paling efektif dan akurat untuk
mengumpulkan informasi, karena langsung dari orang yang menduduki jabatan
tertentu.
2. Metode Diskusi Panel
Metode diskusi panel para ahli (panel of experts) yaitu mengumpulkan
para ahli misalnya manajer senior, konsultan, dan pekerja senior untuk dimintai
informasi- informasi yang dibutuhkan mengenai jabatan tertentu.
3. Metode Kuesioner
Metode daftar pertanyaan /kuesioner (questionnaire) yaitu
mengirimkan sejumlah kuesioner kepada orang yang menduduki jabatan yang akan
dianalisis (job holder) untuk mengisi kuesioner dan menjelaskan
tugas-tugas, aktifitas kerja, dan tanggung jawab yang mereka emban.
4. Metode Buku Harian
Metode buku harian kerja yaitu meminta job holder untuk mengisi buku harian
setiap hari dengan mencatat apa saja aktifitas dan tugas-tugas yang mereka
lakukan.
5. Metode Observasi
Metode pengamatan (observation) yaitu analis melakukan pengamatan secara
langsung terhadap aktifitas-aktifitas kerja, tugas, dan tanggungjawab yang
dilakukan dan diemban oleh pemangku jabatan.
Hubungan Analisis Jabatan dengan Fungsi MSDM Lainnya
Penyediaan Staf: Proses staffing akan kacau jika rekruter tidak mengetahui
syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai jabatan.
Pelatihan dan Pengembangan: Informasi deskripsi jabatan berguna untuk
mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
Penilaian Kinerja: Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik
mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan mereka.
Kompensasi: Perlu diketahui nilai relatif jabatan tertentu bagi organisasi
kompensasi finansial yang layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut.
Keselamatan dan Kesehatan: Informasi yang diperolah dari analisis jabatan
juga berguna untuk mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan
yang mungkin terjadi.
Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan: Deskripsi jabatan bisa memberikan standar
evaluasi dan perbandingan bakat agar promosi, transfer, atau demosi karyawan
bisa diputuskan secara obyektif.
Pertimbangan Legal: Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik
bermanfaat untuk menunjang legalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.
Desain Jabatan
Desain jabatan merupakan rancangan mengenai tugas-tugas dan tanggungjawab
suatu jabatan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan karakteristik
orang yang akan menjalankan jabatan tersebut. Jabatan perlu dirancang
sedemikian rupa agar pemegang (pelaksana) jabatan menjadi produktif dan mendapatkan
kepuasan kerja.
Unsur-Unsur Desain Jabatan
1. Unsur Organisasional
2. Pendekatan mekanistik
3. Alur kerja
4. Kebiasaan kerja
5. Ergonomika
Desain jabatan diperlukan oleh setiap organisasi atau perusahaan karena
desain pekerjaan yang dilakukan adalah merakit sejumlah tugas menjadi sebuah
pekerjaan atau sekelompok pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih
terarah, jelas, dan pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Sebab
desain jabatan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai
oleh setiap karyawan, apabila desain jabatan yang diberikan kurang
jelas maka akan mengakibatkan karyawan kurang mengetahui tugas serta tanggung
jawabnya saat ia bekerja.
Daftar Pustaka
Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human Resource Management,
International Perspective, Mason: Thomson South-Western.
Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human Resources and Personnel Management,
5th Ed., Boston: McGraw-Hill.
Sugijono. 2016. Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia.
Politeknik Negeri Semarang.
Comments
Post a Comment